Связать outlook и excel

Содержание:

связать outlook и excel 1. О продукте

Возможности Microsoft Excel

2. Новые ключевые возможности Microsoft Excel

3. Дополнительные новые возможности Microsoft Excel

4.  Специальные возможности в Microsoft Excel

Технические характеристики и компоненты Microsoft Excel

5. Технические характеристики и ограничения Microsoft Excel

6. Компоненты, устанавливаемые вместе с Microsoft Excel

Настройка Microsoft Excel

7. Настройка элементов окна программы

8. Изменение значений по умолчанию и настроек

9.  Настройка панелей инструментов и меню

10. Настройка параметров запуска Microsoft Excel

11. Использование надстроек и дополнительных компонентов

12. Разрешение вопросов, связанных с настройкой приложения Microsoft Excel

Управление и печать файлов

13. Создание и открытие книг

14. Поиск и предварительный просмотр файлов

15. Настройка свойств файлов

16. Печать файлов

17. Сохранение и закрытие файлов

18. Преобразование файлов в формат Microsoft Excel и обратно

19. Работа с шаблонами

20. Разрешение вопросов, связанных с управлением и печатью файлов

Работа с книгами и листами

21. Управление листами

22. Размещение окон и просмотр листов

23. Сохранение настроек отображения и печати как представления

24. Разрешение вопросов при работе с книгами и листами

Работа с данными на листах

25. Ввод данных

26. Выбор данных

27. Редактирование данных на листе

28. Копирование и перемещение данных

29. Проверка орфографии

30. Использование буфера обмена Microsoft Office

31. Форматирование листов

32. Использование границ и заливки

33. Использование условных форматов

34. Изменение размера ячеек и положения текста

35. Использование числовых форматов

36. Использование стилей

37. Работа с текстом и данными

38. Отбор

39. Сортировка

40. Проверка записей в ячейках

41. Разрешение вопросов, связанных с данными на листах

Использование Microsoft Excel  при работе в Интернете

42. Публикация данных Microsoft Excel в Интернете

43. Загрузка и анализ данных из Интернета

44. Работа с гиперссылками

45. Работа с веб-папками

46. Автоматизация содержимого веб-страниц

47. Работа с файлами и узлами FTP

48. Разрешение вопросов по использованию Microsoft Excel при работе в Интернете

Импорт данных

49. Импорт данных

50. Работа с данными OLAP

51. Создание и выполнение запросов

52. Настройка Microsoft Query и источников данных

53. Работа с внешними данными на листе

54. Разрешение вопросов, связанных с внешними данными

Анализ и управление данными

55. Автоматический расчёт итоговых данных

56. Структуризация данных

57. Консолидация данных

58. Анализ данных с помощью свободных таблиц и отчётов

59. Создание и удаление свободных таблиц и отчётов

60. Настройка вида и разметки свободных таблиц

61. Печать свободных таблиц

62. Создание свободных таблиц с помощью групповых операций и формул

63. Извлечение и обновление данных

64. Выполнение анализов "что-если" для данных на листах

65. Анализ таблиц данных

66. Процедура поиска решения

67. Работа со сценариями

68. Разрешение вопросов, связанных с анализом и управлением данными

Создание и использование форм

69. Создание и использование форм

70. Создание форм

71. Использование форм

72. Разрешение вопросов, связанных с созданием и использованием форм

Создание и исправление формул

73. Создание формул

74. Использование ссылок

75. Формулы массивов

76. Имена и заголовки

77. Условные формулы

78. Формулы даты и времени

79. Математические формулы

80. Текстовые формулы

81. Формулы сравнения

82. Финансовые формулы

83. Создание связей

84. Управление расчётами

85. Исправление формул

86. Работа с Евро

87. Разрешение вопросов, связанных с созданием и исправлением формул

Работа с функциями

88. Справка по функциям

89. Внешние функции

90. Инженерные функции

91. Информационные функции

92. Логические функции

93. Математические функции

94. Статистические функции

95. Текстовые функции и функции обработки данных

96. Финансовые функции

97. Функции баз данных

98. Функции даты и времени

99. Функции просмотра

Работа с рисунками и диаграммами

100. Работа с рисунками и диаграммами

101. Создание фигур, линий, полулиний и других графический объектов

102. Форматирование графических объектов

103. Добавление текста и особых текстовых эффектов

104. Группировка, выравнивание и перемещение графических объектов

105. Работа с импортированными рисунками и картинками

106. Работа со схемами и организационными диаграммами

107. Разрешение вопросов, связанных с графическими объектами и рисунками

Работа с диаграммами

108. Создание диаграмм

109. Отображение диаграмм

110. Работа с маркерами данных, подписями значений и текстом

111. Редактирование данных в диаграмме

112. Планки погрешностей и линии тренда

113. разрешение вопросов, связанных с диаграммами

Система безопасности

114. Защита от вирусов

115. Цифровые подписи и сертификаты

116. Защита книг и листов

117. Обеспечение конфиденциальности

118. Разрешение вопросов, связанных с безопасностью

Совместная работа

119. Работа с общими книгами

120. Отправка данных на рецензию

121. Отслеживание изменений

122. Пометка и просмотр изменений

123. Слияние книг

124. Работа с примечаниями

125. Работа с обсуждениями

126. Проведение собраний по сети

127. Взаимодействие Microsoft Excel и Lotus Notes

128. Разрешение вопросов, связанных с совместной работой

Доступ к данным совместно с другими программами

129. Доступ к данным совместно с другими программами

130. Обмен данными между Microsoft Excel, Microsoft Word и Microsoft PowerPoint

131. Обмен данными между Microsoft Excel и Microsoft Access

132. Взаимодействие между Microsoft Excel  Microsoft outlook

133. Разрешение вопросов, связанных с совместным доступом к данным

Рукописный текст и речь

134. Распознание рукописного текста и речи

135. Обработка рукописного текста

136. Распознавание рукописного текста на восточно-азиатских языках

137. Обработка речи

138. Разрешение вопросов, связанных с распознаванием рукописного текста и речи

Смарт-теги

139. Использование смарт-тегов

140. Разрешение вопросов, связанных со смарт-тегами

Автоматизация задач

141. Работа с макросами

142. Разрешение вопросов, связанных с автоматизацией задач

 

 Взаимодействие между Microsoft Excel Microsoft outlook

Используя электронную почту непосредственно из Microsoft Excel, можно отправлять целые книги, листы или диапазоны данных, включая диаграммы и отчеты сводных таблиц. Отдельные сообщения или книги можно отправлять группам получателей, кроме того, с помощью Microsoft Excel можно посылать книги на рецензию и объединять примечания.

Программы, необходимые для отправки и просмотра электронной почты

Отправка электронной почты из Microsoft Excel.   Для отправки данных как вложения необходимы Microsoft Outlook, Microsoft Outlook Express, Microsoft Exchange Client или другое 32-разрядное приложение для работы с электронной почтой, совместимое с интерфейсом MAPI (Messaging Application Programming Interface). Убедитесь, что в папке System каталога Windows имеется файл Mapi32.dll. Для отправки данных Microsoft Excel в качестве текста сообщения необходим Microsoft Outlook 2000 или Microsoft Outlook 2002.

Некоторые настраиваемые пользователем параметры, например отслеживание сообщения и голосование, доступны только при использовании Microsoft Exchange Server.

Просмотр электронной почты, отправленной из Microsoft Excel.   Просмотреть вложенные книги получатель может с помощью Microsoft Excel 97 или более поздней версии. Просмотреть данные Microsoft Excel, отправленные в качестве текста сообщения, получатель может с помощью Microsoft Outlook 2002, веб-обозревателя или программы электронной почты (например, Microsoft Outlook 98 или более поздней версии), позволяющей читать документы в формате HTML.

Выбор способа отправки данных

Отправка данных в качестве текста сообщения или вложения.   Отправлять в качестве текста сообщения следует диапазон данных, диаграмму или отчет сводной таблицы, а не книгу целиком. В этом случае размер сообщения будет меньше, чем при вложении целой книги.

Отправлять в качестве вложения следует книгу целиком, при этом получатель сможет открыть и редактировать ее в Microsoft Excel. Отправить книгу в качестве вложения можно непосредственно из Microsoft Excel и из многих других программ электронной почты.

Если получатель использует Microsoft Office 97 или более ранней версии, следует отправлять данные в качестве вложения. При отправке данных Microsoft Excel в качестве текста сообщения будут утеряны параметры форматирования.

Отправка данных или маршрутизация данных.   При отправке данных из Microsoft Excel каждый адресат получает отдельную копию сообщения и вложений.

При маршрутизации данные можно отправлять только как вложения, при этом адресаты получают сообщение по очереди. Этот способ используется, если требуется, чтобы каждый адресат мог внести изменения в книгу в Microsoft Excel, а также просмотреть изменения, внесенные предыдущими адресатами. Включение журнала изменений позволит адресатам просматривать сведения о том, кем и когда были внесены изменения. По мере продвижения книги по маршруту можно отслеживать ее состояние. По завершении внесения изменений последним адресатом вложение с внесенными изменениями может быть возвращено отправителю.

Для работы маршрутизации необходимо чтобы все адресаты использовали Microsoft Outlook в качестве почтовой программы.

Отправка на рецензию.   Microsoft Excel позволяет передать данные нескольким адресатам на рецензию и проследить за этим процессом. Функция «Отправить на проверку» действует аналогично мастеру, выстраивающему действия в определенной последовательности: проверяет, задействовано ли отслеживание изменений, и помогает объединить изменения из отдельных возвращенных обратно копий.

Настройка сообщения электронной почты

При использовании Microsoft Outlook в качестве программы электронной почты и отправке (не маршрутизации) данных Microsoft Excel могут быть установлены следующие параметры сообщения.

Уровень важности и пометок.   Можно установить уровень важности сообщения, показывающий необходимость немедленного прочтения сообщения. Если ответ необходимо получить до определенного времени, можно установить флаг для напоминания о необходимости ответить на сообщение. Можно также пометить сообщение как личное, частное или ДСП.

Уровень безопасности.   Если используется сервер Microsoft Exchange Server, можно повысить безопасность сообщения, добавляя цифровую подпись или запечатывая (шифруя) сообщения для уверенности в том, что оно не может быть прочитано никем, кроме получателя сообщения.

Для того чтобы зашифровать или подписать сообщение, необходимо получить у системного администратора пароль к файлу защиты; получатели сообщения для открытия зашифрованного сообщения или проверки цифровой подписи должны будут указать свой пароль.

Указанные средства защиты применимы только внутри организации и только в том случае, если и отправитель, и получатели сообщения используют Microsoft Exchange Server. Средства защиты на компьютерах должен настроить системный администратор.

Параметры отслеживания.   Чтобы проследить доставку сообщения, можно установить получение уведомления о доставке или открытии сообщения.

Параметры отправки.   Для задания времени и способа доставки сообщения можно установить параметры доставки.

  • Установление срока годности.

  • Пересылка ответов на сообщения другим пользователям.

  • Откладывание доставки сообщения.

  • Автоматическое сохранение сообщений в папке Microsoft Outlook.

Категории.   Для сопровождения и систематизации сообщений по общим разделам можно присвоить сообщениям категории, например «Бизнес», «Важные покупатели», «Персонал», «Подарки» или «Цели». Категории позволяют искать, сортировать, фильтровать и группировать сообщения. Более подробную информацию о категориях можно получить из справки Microsoft Outlook.

Помещение книг в общие папки Microsoft Exchange

Если книгу требуется сделать доступной другим пользователям без рассылки ее по электронной почте, можно поместить копию книги в общую папку Microsoft Exchange.

Запись сведений о Microsoft Excel в Microsoft Outlook

Задачи.   Список задач Microsoft Outlook можно использовать для отслеживания задач, привлекающих книги Microsoft Excel, включая повторяющиеся задачи. Добавить задачу для книги в список задач можно из Microsoft Excel. Например, если требуется рецензировать книгу к определенной дате, можно открыть книгу в Microsoft Excel и затем добавить рецензирование в список задач. Microsoft Outlook можно также использовать для назначения задач, которые должны быть выполнены с книгой или файлом другими пользователями.

Запись сведений о книге.   С помощью дневника Microsoft Outlook можно вести автоматическую запись выполняемых действий — например сведений о создании или рецензировании — для всех книг. Для отслеживания действий, выполняемых с отдельной книгой, можно вручную записывать сведения в дневник Microsoft Outlook.

Связывание книг с контактами.   Имеется возможность связать задачи книги, записи дневника книги и книги с определенным контактом, с тем чтобы вести отслеживание всех элементов, относящихся к этому контакту. Например, если требуется отслеживать книгу по имени ответственного за нее пользователя, можно связать контактные сведения с книгой и другими элементами, такими как сообщения электронной почты и встречи. Для получения дополнительных сведений о связывании задач, записей дневника и книг с контактом обратитесь к справочной системе Microsoft Outlook.

  1. Откройте файл, маршрут которого требуется изменить.

  2. В меню Файл выберите команду Отправить, а затем — команду Другой адресат.

  3. Выполните одно из следующих действий:

    • отправитель файла может изменить любые параметры маршрута;

    • получатель может изменить порядок адресатов, еще не получивших файл. Выберите имя адресата, а затем нажмите соответствующую кнопку.

  4. Выполните одно из следующих действий:

    • чтобы отправить файл, нажмите кнопку Разослать;

    • чтобы закрыть окно без отправки файла по маршруту, нажмите кнопку Добавить маршрут.

Следующие пошаговые инструкции позволяют создать собственную задачу. Если требуется отправить ее по электронной почте кому-либо еще, воспользуйтесь для этого Microsoft Outlook (а не Microsoft Excel). Дополнительные сведения см. в справке Microsoft Excel.

  1. Откройте книгу, для которой требуется добавить задачу.

  2. На панели инструментов Рецензирование нажмите кнопку Создать задачу Microsoft Outlook .

  3. На вкладке Задача введите тему, даты, excel состояние, важность и напоминание для данной задачи.

    Дополнительные сведения о параметрах задачи см. в справке Microsoft Outlook.

  4. Нажмите кнопку Сохранить и закрыть.

Примечание.   После создания задачи ее можно открыть в Microsoft Outlook. Дополнительные сведения см. в справке Microsoft Outlook.

Данная возможность доступна только при использовании сервера Microsoft Exchange.

  1. Откройте нужный файл.

  2. В меню Файл выберите команду Отправить, а затем команду Папка Exchange.

  3. Выберите из списка папку, в которую требуется поместить файл.

  1. Откройте файл, который требуется отправить по маршруту.

  2. В меню Файл выберите команду Отправить, а затем команду По маршруту.

  3. Чтобы выбрать адресатов, нажмите кнопку Адрес.

  4. В поле Введите или выберите имя введите имя, а затем нажмите кнопку Кому. Повторите этот шаг для добавления каждого адресата, а затем нажмите кнопку OK.

  5. Установите другие необходимые параметры маршрутизации.

    Для получения справки о конкретном параметре нажмите кнопку с вопросительным знаком , а затем щелкните интересующий параметр.

  6. Выполните одно из следующих действий:

    • чтобы отправить файл, нажмите кнопку Разослать;

    • чтобы закрыть окно без отправки файла по маршруту, нажмите кнопку Добавить маршрут.

    • Чтобы отправить файл позднее, откройте его и выберите в меню Файл команду Отправить, а затем — команду Следующий адресат.

Советы

  • При отправке по маршруту файл вкладывается в сообщение электронной почты. Вместо имени конкретного адресата может использоваться название группы. Все члены группы рассматриваются как один адресат. Чтобы отправить файл членам группы по очереди, вместо имени группы следует указать имена ее отдельных членов.

  • Чтобы изменить порядок получения файла адресатами, достаточно изменить порядок расположения их имен в списке Кому. Выберите имя получателя, которое нужно переместить, а затем щелкните соответствующую стрелку.

Файл, отправленный по маршруту, доставляется получателям в виде вложения в сообщение электронной почты. Открывать его следует в соответствии с правилами открытия вложений в используемой почтовой программы.

  1. Просмотрите файл и внесите в него свои изменения или добавьте заметки.

  2. В меню Файл выберите команду Отправить, а затем выполните одно из следующих действий.

    Отправка файла следующему пользователю в маршруте

    1. Выберите команду Следующий адресат.

    2. Выберите вариант Route file to имя получателя.

    Отправка файла пользователю, не указанному в маршруте

    1. Выберите команду Другой адресат.

    2. В диалоговом окне Маршрут нажмите кнопку Адрес и выберите имя пользователя, которого требуется добавить.

    3. Нажмите кнопку Разослать.

Выполните одно или оба следующих действия.

Экспортируйте имена и адреса Microsoft Excel в Microsoft Outlook

  1. Выделите данные, которые требуется экспортировать, и создайте именованный диапазон ячеек.

    Примечание.   При изменении содержимого ячейки ей нельзя присвоить имя.

  2. Закройте книгу, содержащую диапазон, который требуется экспортировать.

  3. Запустите Microsoft Outlook.

  4. Выберите команду Импорт и Экспорт в меню Файл.

  5. В окне мастере импорта файла выберите вариант Импорт из другой программы или файла, а затем нажмите кнопку Далее.

  6. В поле Выберите файл для импорта выберите Microsoft Excel, а затем нажмите кнопку Далее.

  7. Нажмите кнопку Обзор, выберите файл, который требуется импортировать, нажмите кнопку ОК, а затем нажмите кнопку Далее.

  8. Выберите папку «Контакты» и нажмите кнопку Далее.

  9. Если требуется, сопоставьте поля импортируемого файла полям Microsoft Outlook.

  10. Нажмите кнопку Готово.

Импортируйте контакты Microsoft Outlook в Microsoft Excel

  1. Запустите Microsoft Outlook.

  2. Выберите команду Импорт и Экспорт в меню Файл.

  3. Выберите вариант Экспорт в файл, а затем нажмите кнопку Далее.

  4. В поле Создать файл следующего типа выберите Microsoft Excel, а затем нажмите кнопку Далее.

  5. В поле Выберите папку для экспорта выберите папку Контакты и нажмите кнопку Далее.

  6. Введите имя файла, нажмите кнопку Далее, а затем — кнопку Готово.

  7. В Microsoft Excel откройте файл, созданный на предыдущем шаге.

Совет

Если требуется выполнить в Microsoft Word слияние контактов Microsoft Outlook, можно сделать это, не импортируя контакты в Microsoft Excel. Для Microsoft Word 2002 контакты доступны непосредственно из Outlook. Дополнительные сведения см. в справке Microsoft Word.

 

 


Источник: http://leo-arek.narod.ru/132.htm



Рекомендуем посмотреть ещё:


Закрыть ... [X]

Возможность связать Excel и Outlook - Планета Excel Как связать кардиган из толстых ниток спицами

Связать outlook и excel Связать outlook и excel Связать outlook и excel Связать outlook и excel Связать outlook и excel Связать outlook и excel

ШОКИРУЮЩИЕ НОВОСТИ